Implementación de Notion para la Dirección General de Servicios Digitales de DUOC UC
Construimos un sistema Notion unificado para las 6 unidades de la Dirección General de Servicios Digitales de DUOC UC — gestión de proyectos, flujos de QA, documentación y analítica integrados para más de 100 usuarios, con un año de soporte 1:1.
En cifras
- 01100%
Del equipo en el nuevo sistema de gestión de proyectos
- 02+10
Unidades de producto y departamentos soporte dentro del nuevo sistema
- 03100%
Del equipo formado en el nuevo sistema y Notion 101
- Industria: Educación
- País: Chile
- Usuarios: +100
- Estado del cliente: Activo durante 2023-2024
- Notion AI: Activo
Duoc UC
Implementamos un sistema de Notion completo para la Dirección General de Servicios Digitales, convirtiendo a Notion en el centro operativo de 6 unidades de trabajo que incluyen: Admisión y Matrícula, Comunidad, Data & AI, Personas y Eficiencia, Experiencia Académica y Finanzas y Compra. Duoc UC es una institución superior técnica profesional chilena organizada como Instituto Educativo Profesional, filial de la Pontificia Universidad Católica de Chile.
Punto de partida
La DGSD utilizaba Notion para la organización de iniciativas y proyectos, sin embargo cada una de las unidades de trabajo utilizaba el espacio de forma separada con diferentes fuentes de información para proyectos, documentación, tareas y presupuestos. No existía visibilidad global y real sobre la carga de trabajo del equipo, la documentación reciente ni la versión real del estado de los proyectos.
Iniciamos la implementación con un análisis de los procesos de cada unidad de trabajo e incrementamos el alcance del espacio de Notion añadiendo equipos de soporte a la gestión de proyectos como el CCA, el Laboratorio de Experiencias y los Líderes Técnicos, además de espacios de soporte como finanzas.
Servicios implementados
- Formación del equipo: Capacitación continua y personalizada para +70 usuarios.
- Full Implementation: Implementación completa de un nuevo espacio de Notion integrado para todas las unidades y departamentos soporte.
- Notion Officer: Soporte de 1 año para todos los usuarios del sistema y formaciones 1:1 personalizadas para los miembros del equipo.
Stack tecnológico
- Notion
- Teams
- Google Drive
- Sharepoint
- Zendesk
Flujos destacados
Project Management
Espacio integrado y compartido de gestión de proyectos, tareas y documentación relacionada a nuevas iniciativas internas de la dirección de servicios digitales. Todas las unidades de producto utilizan un formato homogéneo de gestión que permite tener una mejor visualización de la carga de trabajo. Todos los proyectos están integrados con la documentación relacionada y las tareas a ejecutar por cada unidad, permitiendo también el trabajo colaborativo entre unidades.
Resultado: Visualización global del estado de los proyectos y carga de trabajo en tiempo real.
QA Workflows
El sistema de gestión de proyectos tiene integrado flujos de gestión de calidad que permite el manejo de bugs y errores técnicos dentro del mismo proyecto, para aquellos proyectos que requieren implementaciones de software.
Resultado: El equipo de Calidad tiene una manera integrada de reportar y gestionar errores de forma transparente y compartir el estado de los mismos.
Estadísticas y Análisis
Espacios generales de análisis de datos relacionados a los proyectos para el trackeo de retrasos, carga de trabajo, progresos, cuellos de botella, recursos asignados, gestión de incidencias, errores y calidad.
Resultado: Visión global de las métricas importantes de los proyectos para todos los perfiles de liderazgo.