- Secteur : Éducation
- Pays : Chili
- Utilisateurs : +100
- Statut du client : Actif en 2023-2024
- Notion AI : Actif
Duoc UC
Nous avons mis en place un système Notion complet pour la Direction générale des services numériques, faisant de Notion le centre opérationnel de 6 unités de travail qui comprennent : Admission et Inscription, Communauté, Data & AI, Personnes et Efficacité, Expérience académique et Finances et Achats. Duoc UC est un établissement supérieur technique et professionnel chilien organisé comme institut éducatif professionnel, filiale de la Pontificia Universidad Católica de Chile.
Point de départ
La DGSN utilisait Notion pour l'organisation des initiatives et des projets, cependant chacune des unités de travail utilisait l'espace de façon séparée avec différentes sources d'information pour les projets, la documentation, les tâches et les budgets. Il n'existait aucune visibilité globale et réelle sur la charge de travail de l'équipe, la documentation récente ni la version réelle de l'état des projets.
Nous avons entamé la mise en place par une analyse des processus de chaque unité de travail et avons élargi le périmètre de l'espace Notion en ajoutant des équipes de soutien à la gestion de projet comme le CCA, le Laboratoire d'Expériences et les Référents techniques, ainsi que des espaces de soutien comme les finances.
Services déployés
- Formation de l'équipe : Formation continue et personnalisée pour plus de 70 utilisateurs.
- Full Implementation : Mise en place complète d'un nouvel espace Notion intégré pour toutes les unités et les départements de soutien.
- Notion Officer : Soutien d'un an pour tous les utilisateurs du système et formations individuelles personnalisées pour les membres de l'équipe.
Stack technologique
- Notion
- Teams
- Google Drive
- Sharepoint
- Zendesk
Flux remarquables
Project Management
Espace intégré et partagé de gestion des projets, des tâches et de la documentation liée aux nouvelles initiatives internes de la direction des services numériques. Toutes les unités de produit utilisent un format de gestion homogène qui permet une meilleure visualisation de la charge de travail. Tous les projets sont intégrés avec la documentation associée et les tâches à exécuter par chaque unité, permettant également le travail collaboratif entre les unités.
Résultat : Visualisation globale de l'état des projets et de la charge de travail en temps réel.
QA Workflows
Le système de gestion de projet intègre des flux de gestion de la qualité qui permettent de traiter les bugs et les erreurs techniques au sein même du projet, pour les projets qui nécessitent des implémentations logicielles.
Résultat : L'équipe Qualité dispose d'une manière intégrée de signaler et de gérer les erreurs de façon transparente et d'en partager l'état.
Statistiques et analyse
Espaces généraux d'analyse des données liées aux projets pour le suivi des retards, de la charge de travail, des progrès, des goulots d'étranglement, des ressources affectées, de la gestion des incidents, des erreurs et de la qualité.
Résultat : Vision globale des indicateurs importants des projets pour tous les profils de direction.