Adopción escalada de Notion y construcción continua

Industria: Health Tech
País: EE.UU. + 16 países
Usuarios: +130
Estado del cliente: Activo desde 2024
Notion AI: Activo

Mashura

Creamos un sistema operativo escalable en Notion que se convirtió en el soporte principal para el crecimiento y los flujos operativos de Mashura. Lo que comenzó como una implementación para un solo departamento (Marketing) se desplegó progresivamente como la columna vertebral operativa de toda la empresa. Mashura es una empresa líder en Health Tech —con sus marcas Cubex y Zimbis— pionera en la administración inteligente de inventario médico, con presencia en Estados Unidos y 16 países.

Punto de partida

Cuando llegamos, el equipo de Marketing operaba en herramientas fragmentadas: principalmente Monday.com y múltiples hojas de cálculo desactualizadas, difíciles de mantener y con múltiples versiones del mismo documento. No existía visibilidad global sobre la carga de trabajo del equipo ni una fuente única de verdad del estado del departamento.

Iniciamos el engagement con sesiones de soporte 1:1 para resolver dudas puntuales, limpiar bases de datos y ejecutar sesiones de entrenamiento en Notion. Tras las primeras sesiones, identificamos la oportunidad de un acompañamiento más profundo: garantizar la adopción real de Notion, convertirlo en el eje operativo del departamento y ejecutar la migración completa del equipo desde Monday.

Servicios implementados

Drop-in técnico — Migración: Migración completa del workspace de Monday a Notion para todos los departamentos. Incluyendo migración de datos históricos + adaptación de los flujos de trabajo al “lenguaje de Notion”
Formación del equipo: Capacitación continua y personalizada para todos los miembros del equipo.
Notion Officer (retainer mensual): Construcción continua de flujos dentro del workspace e integración de Notion con otras herramientas del stack tecnológico. Gestión de la seguridad de los datos.
Notion Support: Soporte continuo para dudas del equipo a través de comentarios en Notion y mensajes de Slack. Soporte para nuevas incorporaciones.
Drop-in técnico — Agentes IA & Skills: Soporte en la adopción de Notion AI, creación de agentes, conexión con LLMs externos e integración con Claude.
Drop-in técnico — Automatizaciones: Notificaciones automáticas, gestión de requests del equipo y conexiones con herramientas externas.

Stack tecnológico

Notion
Salesforce
Claude
Slack
Figma
Tally

Flujos destacados

Revenue Operations

Integración del sistema de solicitud de requerimientos del equipo de Rev Ops en un único flujo de información, con asignación automática de tareas y roles según el tipo de requerimiento (automated triage). Portales de usuario para la transparencia total del progreso de cada solicitud.

Resultado: El equipo de revenue se centra en los deals que importan y no en la asignación de tareas

Marketing Project Management

Integración completa de todos los flujos de marketing en un solo portal de tareas, que centraliza tanto los requerimientos externos como la planificación de todas las áreas: campañas, eventos, webinars, contenido, assets y proyectos internos.

Resultado: El equipo de marketing puede dedicar tiempo a la creatividad en las campañas y no a la actualización de datos en múltiples fuentes.

OKRs de alto nivel

Gestión de los OKRs corporativos a nivel global, con un reporte unificado para todos los perfiles de management relevantes bajo los mismos criterios y visualizaciones, facilitando la alineación estratégica entre países.

Resultado: Visión global del norte de la empresa, de forma interdepartamental, donde todos los top managers siguen el mismo criterio y transparencia.