¿Qué plan de Notion es mejor para mi negocio?

Aprovechando que Notion acaba de hacer una actualización masiva a su pricing, hemos decidido lanzar esta guía para que si tienes un negocio, sepas elegir cuál es el plan de Notion que te conviene mejor.

Si has estado pendiente de Notion, te habrás dado cuenta que Notion está lanzando varias funcionalidades que están únicamente disponibles en planes Business o Enterprise.

De hecho, muchas de estas funcionalidades podrían resultarte interesantes si tu negocio está en pleno crecimiento y quieres explotar aún más todas las funcionalidades que te ofrece Notion.

En esta guía aprenderás sobre la diferencia entre los miembros e invitados en Notion, sobre los diferentes planes de pago que tiene Notion y, por último te daremos nuestro mapa mental para que puedas elegir el plan que mejor se adapta a tu situación.

La diferencia entre miembros e invitados

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Antes de nada, tienes que saber que el modelo de pago de Notion es por asiento. En otras palabras, si tienes 3 miembros en tu espacio de trabajo, pagarás por 3 asientos o licencias.

En este sentido, es importante que conozcas la diferencia entre los miembros y los invitados en Notion.

Los miembros son los usuarios de pago dentro de Notion. En otras palabras, los que tienen una licencia que estás pagando. Mientras que los invitados son gratuitos (siempre en el límite de cada uno de los planes).

Es importante tener en cuenta las limitaciones de los invitados que son las siguientes:

• No pueden ser invitados a espacios de equipo (se tienen que añadir página por página)
• No pueden ser añadidos a Grupos (estos grupos son muy importantes para gestionar los permisos dentro de Notion)
• No pueden añadir automatizaciones

Si estás empezando en Notion, hay una forma de trabajar con varios invitados y limitar los asientos de pago.

Te va a ser más económico pero tu experiencia en Notion va a ser mucho peor ya que vas a tener que tener una estructura en cascada que parta desde una única página y tendrás que invitar a todos los invitados a esa página perdiéndote la posibilidad de organizar tu espacio de trabajo utilizando la barra lateral y los espacios de equipo.

Por lo que, nosotros no te lo recomendamos pero que sepas que es posible.

Descripción general de los diferentes planes

Notion ofrece un plan gratuito y varios planes de pago:

• Plus
• Business
• Enterprise

De antemano, déjame decirte que intentar gestionar un negocio con el plan gratuito no es muy buena idea. Como mínimo, te recomendaría que te fueras a un plan Plus. Aunque, con este nuevo cambio en el pricing de Notion, te diría que la mejor opción calidad/precio es el Business como ya veremos más adelante.

Características del Plan Plus de Notion

Actualmente, el Plan Plus es el más barato y su precio es de 12$/miembro al mes si pagas mensualmente y 10$/miembro al mes si eliges un plan anual. Es decir, un 20% de ahorro con el plan anual.

Si estás empezando con tu negocio, te diría que el Plan Plus puede ser suficiente siempre y cuando las siguientes limitaciones no sean algo muy importante para ti:

• No se pueden crear espacios de equipo privados (sí cerrados)
• No puedes tener lógica condicional en los formularios
• La verificación de páginas no está disponible
• No se incluye la IA de Notion (solo está disponible en Planes Business o Enterprise). A menos que ya hubieras comprado el add-on con la IA de Notion.

En nuestra experiencia, lo más importante que te pierdes con este plan es la posibilidad de no poder crear espacios privados. En otras palabras, solo accesibles y visibles por los miembros que tú quieras y no por todos los miembros de tu espacio de trabajo.

Es cierto que puedes crear espacios de trabajo cerrados. Es decir, solo accesibles mediante invitación. Sin embargo, todos los miembros podrían ver que existen por lo que intentaría evitar nombres muy sugerentes si queremos mantener una cierta privacidad.

Características del Business Plan de Notion

En cuanto al Plan Business, su precio es de 24$/miembro al mes con el plan mensual y 20$/miembro al mes con el plan anual.

Este plan incluye los espacios de equipo privados, la lógica condicional en los formularios, la verificación de páginas y un límite de 250 invitados.

Pero, en mi opinión, lo más importante es que este plan incluye la IA de Notion de forma ilimitada. En otras palabras, ya no se tiene que pagar aparte y se incluye en el precio de la licencia. Hay que tener en cuenta que previamente la IA de Notion tenía un precio extra de 10$/usuario al mes.

En este sentido, viendo lo importante que se está convirtiendo la IA en nuestro día a día, el Plan Business me parece muy atractivo.

Para empresas algo más grandes, también hay funcionalidades interesantes que se incluyen en este plan como:

• Inicio de sesión único basado en SAML (SSO)
• Exportar miembros como CSV
• Dominios verificados

Características del Plan Enterprise de Notion

El plan Enterprise es el que tiene un mayor costo pero es, en términos generales, el plan más completo de Notion si quieres que esta herramienta sea el pilar central de tu estructura organizacional. Ahora, el Plan Enterprise se divide en 2: Limited y Unlimited. La única diferencia entre uno y otro es que el primero no te va a incluir un Customer Succes Manager y lo puedes adquirir de forma directa sin tener que pasar el proceso con el equipo de ventas de Notion.

El precio es de 32$/miembro al mes si pagas mensualmente y 26$/miembro al mes si pagas anualmente.

Lo más destacado de este plan son todas las funcionalidades relacionadas con la seguridad que son especialmente importantes en empresas grandes.

Además, en este plan se incluye la posibilidad si estás en Europa de tener todos tus datos de Notion en un servidor en la UE y, por ende, cumplir con el siempre temido Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Algo que no está disponible en ninguno de los otros planes.

Concretamente, algunas de las funcionalidades importantes en este plan son:

• Registro de Auditoría: permite ver en detalle lo que hace cada usuario en el espacio de trabajo lo que nos permitirá cuando haya algún problema saber qué es lo que lo ha causado.
• Búsqueda de contenido: encuentra cualquier página dentro del espacio de trabajo, incluido las páginas privadas (que obviamente con el Plan Enterprise no son privadas).
• Herramientas de seguridad: fundamental para evitar que se exporte tu información o que alguno de tus miembros invite a personas externas. Entre otras opciones podrás deshabilitar la posibilidad de compartir páginas, deshabilitar a los invitados y deshabilitar la exportación de contenido, entre otras funcionalidades.
• Panel de Gestión de la Organización: este panel de administración es una novedad de Notion y te permite tener un control global de todos los espacios de trabajo que tuvieras bajo la misma cuenta, así como la gestión de todos los miembros.

Como ves, este es el plan de Notion más completo y que te proporciona mayor seguridad para toda la información que almacenes en Notion. Así como la posibilidad de protegerla ante posibles filtraciones que pudieran comprometer dicha información.

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Elegir el buen plan de Notion

El plan de Notion gratuito puede ser ideal para personas que estén aprendiendo la herramienta, estudiantes o personas lo utilicen única y exclusivamente para sistemas personales.

Teniendo en cuenta que los gráficos están únicamente disponibles a partir del Plan Plus, para mí el punto de entrada sería empezar con una licencia mensual del Plan Plus. Máxime si (de momento) vas a ser la única persona en el espacio de trabajo.

En el momento en el que estés seguro/a que Notion va a ser la herramienta central para tu empresa y tengas intención de que tu equipo crezca yo haría el upgrade hacia un plan Business o un Plan Enterprise. Ahora estos planes incluyen la IA por lo que, en mi opinión, merece mucho la pena pasar a alguno de estos planes.

Lo que sí no te recomendaría desde un principio es optar por un plan anual. El modelo de facturación de Notion funciona por asientos. Esto significa que si quieres añadir un nuevo usuario, se te hará el cobro por todo el año. Si al cabo de 4 meses ya no necesitas ese asiento, ya se te habrá hecho ese cobro y estarás "desperdiciando" un asiento.

Teniendo eso en cuenta, te recomendaría pasarte a un plan anual cuando ya tengas muy claro que Notion va a ser un pilar fundamental en la organización de tu empresa y sepas más o menos cuántos miembros vas a necesitar.

De todas maneras, antes de tomar esta decisión te recomiendo que leas muy bien cuáles son las nuevas funcionalidades de la IA de Notion que se incluyen en los planes Business y Enterprise.

Si sigues teniendo dudas y necesitas que te ayudemos con la implementación de Notion en tu equipo, puedes consultar nuestros servicios de consultoría o tener con nosotros una llamada 1 a 1 para resolver tus dudas.