Profitant du fait que Notion vient de procéder à une mise à jour massive de son pricing, nous avons décidé de publier ce guide pour que, si vous avez une entreprise, vous sachiez choisir le plan Notion qui vous convient le mieux.
Si vous avez suivi Notion, vous aurez remarqué que Notion lance plusieurs fonctionnalités qui ne sont disponibles que dans les plans Business ou Enterprise.
De fait, beaucoup de ces fonctionnalités pourraient vous intéresser si votre entreprise est en pleine croissance et que vous voulez exploiter encore davantage toutes les fonctionnalités que vous offre Notion.
Dans ce guide, vous apprendrez la différence entre les membres et les invités dans Notion, les différents plans payants de Notion et, enfin, nous vous donnerons notre carte mentale pour que vous puissiez choisir le plan qui s'adapte le mieux à votre situation.
La différence entre membres et invités
Avant tout, vous devez savoir que le modèle de paiement de Notion est par siège. En d'autres termes, si vous avez 3 membres dans votre espace de travail, vous paierez pour 3 sièges ou licences.
À ce propos, il est important que vous connaissiez la différence entre les membres et les invités dans Notion.
Les membres sont les utilisateurs payants au sein de Notion. En d'autres termes, ceux qui ont une licence que vous payez. Tandis que les invités sont gratuits (toujours dans la limite de chacun des plans).
Il est important de prendre en compte les limitations des invités, qui sont les suivantes :
- Ils ne peuvent pas être invités à des espaces d'équipe (ils doivent être ajoutés page par page)
- Ils ne peuvent pas être ajoutés à des Groupes (ces groupes sont très importants pour gérer les permissions au sein de Notion)
- Ils ne peuvent pas ajouter d'automatisations
Si vous débutez dans Notion, il existe une façon de travailler avec plusieurs invités et de limiter les sièges payants.
Cela vous reviendra moins cher mais votre expérience dans Notion sera bien moins bonne, car vous devrez avoir une structure en cascade qui part d'une page unique et vous devrez inviter tous les invités à cette page, perdant ainsi la possibilité d'organiser votre espace de travail à l'aide de la barre latérale et des espaces d'équipe.
C'est pourquoi nous ne vous le recommandons pas, mais sachez que c'est possible.
Présentation générale des différents plans
Notion propose un plan gratuit et plusieurs plans payants :
- Plus
- Business
- Enterprise
D'emblée, laissez-moi vous dire que tenter de gérer une entreprise avec le plan gratuit n'est pas une très bonne idée. Au minimum, je vous recommanderais de passer à un plan Plus. Cela dit, avec ce nouveau changement dans le pricing de Notion, je vous dirais que la meilleure option qualité/prix est le Business comme nous le verrons plus loin.
Caractéristiques du Plan Plus de Notion
Actuellement, le Plan Plus est le moins cher et son prix est de 12 $/membre par mois si vous payez mensuellement et de 10 $/membre par mois si vous choisissez un plan annuel. C'est-à-dire 20 % d'économie avec le plan annuel.
Si vous débutez avec votre entreprise, je vous dirais que le Plan Plus peut suffire tant que les limitations suivantes ne sont pas quelque chose de très important pour vous :
- On ne peut pas créer d'espaces d'équipe privés (oui, des espaces fermés)
- Vous ne pouvez pas avoir de logique conditionnelle dans les formulaires
- La vérification des pages n'est pas disponible
- L'IA de Notion n'est pas incluse (elle n'est disponible que dans les plans Business ou Enterprise). À moins que vous n'ayez déjà acheté l'add-on avec l'IA de Notion.
D'après notre expérience, ce que vous perdez de plus important avec ce plan, c'est la possibilité de créer des espaces privés. En d'autres termes, accessibles et visibles uniquement par les membres que vous souhaitez et non par tous les membres de votre espace de travail.
Il est vrai que vous pouvez créer des espaces de travail fermés. C'est-à-dire accessibles uniquement sur invitation. Cependant, tous les membres pourraient voir qu'ils existent, c'est pourquoi j'éviterais des noms très évocateurs si nous voulons maintenir une certaine confidentialité.
Caractéristiques du Plan Business de Notion
Quant au Plan Business, son prix est de 24 $/membre par mois avec le plan mensuel et de 20 $/membre par mois avec le plan annuel.
Ce plan inclut les espaces d'équipe privés, la logique conditionnelle dans les formulaires, la vérification des pages et une limite de 250 invités.
Jusqu'au 4 août 2026, le Plan Business inclut l'IA de Notion de façon illimitée et sans coût supplémentaire. À partir de cette date, comme avec Claude, vous aurez une allocation d'usage. Ce sera une allocation généreuse, mais une allocation tout de même. Vu à quel point l'IA devient centrale au quotidien, le Plan Business offre un bien meilleur rapport qualité/prix qu'avant, quand il n'incluait pas la nouvelle IA de Notion pour le travail.
Pour les entreprises un peu plus grandes, il y a aussi des fonctionnalités intéressantes qui sont incluses dans ce plan, comme :
- Authentification unique basée sur SAML (SSO)
- Exporter les membres au format CSV
- Domaines vérifiés
Caractéristiques du Plan Enterprise de Notion
Le plan Enterprise est celui qui a le coût le plus élevé mais c'est, de manière générale, le plan le plus complet de Notion si vous voulez que cet outil soit le pilier central de votre structure organisationnelle. Vous avez deux types de plan Enterprise, selon que vous passez par la voie commerciale de Notion (son équipe de vente) ou que vous préférez le souscrire par vous-même (self-serve).
En le souscrivant par vous-même, le prix tourne autour de 34 $/membre par mois (mensuel) ou 30 $/membre par mois (annuel).
Si vous avez besoin de plus de 40 sièges Enterprise, le mieux est de parler directement à Notion. Chez noxen studio, nous pouvons vous aider à entrer en contact avec le bon account executive (AE) et vous accompagner tout au long de l'achat.
Le point fort de ce plan, ce sont toutes les fonctionnalités liées à la sécurité qui sont particulièrement importantes dans les grandes entreprises.
De plus, ce plan inclut la possibilité, si vous êtes en Europe, d'avoir toutes vos données Notion sur un serveur dans l'UE et, par conséquent, de vous conformer au toujours redouté Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Quelque chose qui n'est disponible dans aucun des autres plans.
Concrètement, certaines des fonctionnalités importantes de ce plan sont :
- Journal d'audit : permet de voir en détail ce que fait chaque utilisateur dans l'espace de travail, ce qui nous permettra, en cas de problème, de savoir ce qui l'a provoqué.
- Recherche de contenu : trouve n'importe quelle page au sein de l'espace de travail, y compris les pages privées (qui, évidemment, avec le Plan Enterprise ne sont pas privées).
- Outils de sécurité : essentiels pour éviter que vos informations soient exportées ou que l'un de vos membres invite des personnes externes. Parmi d'autres options, vous pourrez désactiver la possibilité de partager des pages, désactiver les invités et désactiver l'exportation de contenu, entre autres fonctionnalités.
- Panneau de Gestion de l'Organisation : ce panneau d'administration est une nouveauté de Notion et vous permet d'avoir un contrôle global de tous les espaces de travail que vous auriez sous le même compte, ainsi que la gestion de tous les membres.
Comme vous le voyez, c'est le plan Notion le plus complet et celui qui vous offre le plus de sécurité pour toutes les informations que vous stockez dans Notion. Ainsi que la possibilité de les protéger contre d'éventuelles fuites qui pourraient compromettre ces informations.
À propos des crédits d'IA de Notion
Au-delà du coût des sièges, Notion a introduit pour les plans Business et Enterprise la notion de crédits d'IA de Notion.
Vous utiliserez ces crédits si :
- Vous voulez utiliser des Agents personnalisés (Custom Agents)
- Vous voulez utiliser des Workers (que je vous recommande vivement)
- Votre allocation mensuelle d'IA est épuisée et vous voulez continuer à utiliser l'IA de Notion
Votre plan inclura quelques crédits d'IA de Notion (entre 300 et 1 000 environ). Une fois épuisés, le Propriétaire de l'espace de travail peut en acheter davantage. Le tarif actuel tourne autour de 10 $ USD pour 1 000 crédits.
Choisir le bon plan de Notion
Le plan Notion gratuit peut être idéal pour les personnes qui apprennent l'outil, les étudiants ou les personnes qui l'utilisent uniquement et exclusivement pour des systèmes personnels.
Étant donné que les graphiques ne sont disponibles qu'à partir du Plan Plus, pour moi le point d'entrée serait de commencer avec une licence mensuelle du Plan Plus. D'autant plus si (pour le moment) vous allez être la seule personne dans l'espace de travail.
Au moment où vous serez sûr(e) que Notion va être l'outil central de votre entreprise et que vous avez l'intention de faire grandir votre équipe, je ferais l'upgrade vers un plan Business ou un Plan Enterprise. Désormais, ces plans incluent l'IA, c'est pourquoi, à mon avis, cela vaut vraiment la peine de passer à l'un de ces plans.
Ce que je ne vous recommanderais pas dès le départ, c'est d'opter pour un plan annuel. Le modèle de facturation de Notion fonctionne par sièges. Cela signifie que si vous voulez ajouter un nouvel utilisateur, le paiement vous sera facturé pour toute l'année. Si, au bout de 4 mois, vous n'avez plus besoin de ce siège, il vous aura déjà été facturé et vous « gaspillerez » un siège.
Compte tenu de cela, je vous recommanderais de passer à un plan annuel lorsque vous aurez la certitude que Notion va être un pilier fondamental dans l'organisation de votre entreprise et que vous saurez plus ou moins combien de membres vous allez avoir besoin.
Quoi qu'il en soit, avant de prendre cette décision, je vous recommande de bien lire quelles sont les nouvelles fonctionnalités de l'IA de Notion incluses dans les plans Business et Enterprise.
Si vous avez encore des doutes et que vous avez besoin que nous vous aidions à mettre en place Notion dans votre équipe, vous pouvez consulter nos services de conseil ou avoir avec nous un appel en tête-à-tête pour répondre à vos questions.
Déployer Notion dans votre équipe
Décider d'adopter Notion n'est pas qu'une décision technique. Le déployer dans votre entreprise, c'est aussi changer la façon dont votre équipe travaille.
Cela peut être un défi pour certaines équipes, et c'est pourquoi un bon déploiement a besoin d'une gestion du changement et d'un accompagnement solides.
Chez noxen studio, nous serons ravis de vous aider à gérer le déploiement de Notion et à construire un système que votre équipe utilisera vraiment.