Contexte
The New Education s'est imposée comme un leader des expériences éducatives internationales au Mexique, permettant à plus de 2 000 étudiants par an de vivre des expériences transformatrices au Royaume-Uni, en Nouvelle-Zélande, à Dubaï et dans d'autres destinations à travers le monde.
Le problème
La croissance qu'a connue The New Education a progressivement engendré plusieurs défis importants :
Les informations critiques étaient dispersées dans de multiples dossiers Google Drive, créant un labyrinthe numérique qui compliquait la récupération efficace de l'information recherchée. Malgré plus de 7 ans d'expérience, chaque année repartait de « zéro » avec de nouvelles Google Sheets et sans tirer pleinement parti du précieux savoir accumulé.
Par ailleurs, il faut tenir compte de :
- La collecte et la vérification des documents des étudiants
- La gestion des voyages et de l'hébergement
- Le suivi en temps réel des étudiants pendant le voyage
- Les protocoles d'urgence
Ce que nous avons fait
Nous avons développé un espace de travail complet dans Notion qui a marqué un avant et un après dans la gestion des opérations. Le nouveau système centralise toute l'information critique dans un hub numérique qui comprend :
- Un système complet d'inscription des élèves
- Un système d'analyse pour le marketing et les conversions
- Un CRM intégré pour la collaboration avec les prestataires
- Un hub centralisé pour le développement et la gestion des programmes éducatifs
En complément, nous avons mis en place plusieurs automatisations pour saisir les données dans Notion à partir de différents formulaires Typeform.
Impact
La mise en place de ce système dans Notion a généré des résultats tangibles :
- Une source unique de vérité qui centralise les informations de tous les étudiants
- Un gain de trois heures par semaine en supprimant la navigation entre de multiples feuilles de calcul
- Une base solide et réutilisable qui capitalise l'expérience année après année
The New Education opère désormais avec l'assurance de disposer d'un système qui ne gère pas seulement le présent mais préserve aussi le savoir pour l'avenir. Et, surtout, ils disposent de toutes les informations nécessaires pour les analyser et prendre les décisions qui s'imposent.
