Dans le paysage économique actuel en constante évolution, disposer d'outils efficaces et flexibles est essentiel pour stimuler la productivité et la performance.
Ne nous mentons pas. Ce qui compte dans une entreprise, c'est de générer des bénéfices. Cependant, il sera très difficile que cela se produise si notre équipe grandit et que nous n'avons pas de systèmes solides qui nous aident à mieux travailler.
C'est là que Notion excelle. Un outil (presque) parfait pour pouvoir créer des systèmes adaptés à nos besoins pour notre entreprise.
Dans cet article, nous allons vous donner quelques clés sur la façon de mettre en œuvre Notion dans votre entreprise, des clés essentielles pour que vous ayez une bonne expérience.
C'est parti !
Votre contexte, votre système dans Notion
Notion est devenu un outil si populaire qu'avec une simple recherche vous trouverez des centaines de systèmes différents pour une multitude de contextes différents.
Probablement, aucun de ces systèmes ne vous conviendra à 100 %.
En d'autres termes, ce n'est pas la même chose de mettre en œuvre Notion dans une entreprise de 20 employés où existe une culture collaborative et de transparence, que dans une entreprise de 40 personnes avec une structure hiérarchique très marquée.
Ce n'est pas non plus la même chose de mettre en œuvre Notion pour une startup, que pour une scale-up, que pour un corporate. Ce sont des échelles différentes qui méritent des processus et une forme de mise en œuvre différents.
Évaluez vos besoins et vos objectifs
Comme Notion est une toile blanche, il arrive souvent que l'on puisse être submergé par l'océan de possibilités qu'offre cet outil. D'autant plus si nous n'en sommes pas experts et que nous venons presque de commencer.
C'est pourquoi il est important qu'avant d'entrer dans Notion, nous prenions papier et stylo, Whimsical, Miro ou peu importe, et que nous nous mettions à déterminer quels sont les problèmes que nous voulons résoudre avec Notion.
Il se peut, par exemple, que nous ayons besoin d'un endroit où centraliser l'information. Il se peut aussi que nous ayons besoin d'un endroit où centraliser les opérations de notre entreprise (gestion des tâches et des projets, CRM, gestion du contenu sur les réseaux sociaux…). Comme vous pouvez le voir, les possibilités sont nombreuses.
De même, une autre option qui s'offre à vous est de travailler dans Notion par modules. Par exemple, j'ai besoin que mon équipe de Ressources Humaines s'organise mieux et puisse collaborer avec le reste pour la gestion du recruting. Dans ce cas, je pourrais parfaitement créer un système de recrutement dans Notion.
Produit retiré du catalogue. Tu peux voir ce que nous proposons aujourd’hui sur notre page services.
Ensuite, je crée d'autres modules au fur et à mesure que j'en ai besoin.
Dans tous les cas, il sera impossible de mettre en œuvre Notion avec succès dans votre entreprise si vous n'évaluez pas au préalable quels sont vos besoins et quel objectif vous comptez atteindre en utilisant cet outil.
Concevez un plan pour la mise en œuvre
Rome ne s'est pas construite en 1 jour. Et votre système dans Notion non plus.
Il est absolument fondamental que vous ayez un plan d'action pour la mise en œuvre de l'outil dans votre entreprise.
Vous viendrait-il à l'idée de mettre en œuvre un nouveau système de facturation sans avoir de plan ?
Bien sûr que non. Et avec Notion, c'est pareil.
Une fois vos besoins identifiés, il est temps de commencer à réfléchir à la façon de construire votre système dans Notion et à la façon dont vous allez faire en sorte que votre équipe l'utilise — peut-être le plus important de tout et dont on parle peu —.
Si vous avez quelqu'un dans votre équipe qui adore Notion, vous pouvez confier cette tâche à cette personne qui le fera certainement avec le plus grand soin. Cela dit, si vous êtes une entreprise d'une certaine taille, l'option de recruter un consultant pour vous aider sera un bon choix et un investissement que vous récupérerez largement.
Si vous avez des doutes sur l'opportunité de recruter ou non un consultant, cet article écrit par Ben Borowski va vous aider à mieux le comprendre.
Que vous recrutiez ou non un consultant, il est important qu'il y ait toujours 1 ou plusieurs personnes dans votre équipe qui aient le rôle d'architecte de Notion. C'est-à-dire ceux qui construisent, maintiennent et forment le reste de l'équipe.
Formez votre équipe
Mettre en œuvre Notion avec succès dans votre entreprise exige que toute votre équipe soit alignée et connaisse l'outil dans une mesure plus ou moins grande.
C'est pourquoi vous devez organiser des sessions de formation et fournir des ressources pour que les employés apprennent à utiliser Notion de manière efficace.
Expliquez-leur comment ils peuvent tirer parti de cet outil et encouragez leur participation au processus d'adoption.
De même, d'après notre expérience, il nous semble capital d'avoir un bon processus d'onboarding pour les nouvelles personnes qui arrivent dans l'équipe. Entrer le premier jour dans Notion et voir la grande quantité de pages et d'informations est intimidant. Il est donc fondamental d'élaborer un parcours pour que cette personne explore progressivement l'espace de travail.
Mesurez les progrès et n'ayez pas peur du changement
Comme dans tout processus de mise en œuvre, il est fondamental de mesurer les progrès et de procéder à des ajustements lorsque c'est nécessaire. Analysez comment votre équipe utilise Notion, identifiez les axes d'amélioration et adaptez la structure et les flux de travail aux besoins changeants de votre entreprise.
Les systèmes dans Notion ne doivent pas être gravés dans le marbre. Ils ne doivent pas être figés, mais itératifs.
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En résumé, mettre en œuvre Notion dans votre entreprise — si vous voulez bien le faire — n'est pas une tâche facile. Cela exige des connaissances et un investissement important en temps et en efforts.
Mais si vous le faites avec discernement et en ayant des objectifs clairs, c'est un investissement qui vous sera très profitable.
Si vous n'avez pas le temps ou ne savez pas par où commencer, découvrez notre service de conseil Nous serons ravis de vous donner un coup de main.