- Secteur : Venture Capital
- Pays : Espagne
- Utilisateurs : 5-20
- Notion AI : Actif
Inclimo
Inclimo est un fonds de venture capital qui analyse plus de 1 000 opportunités par an. Nous avons travaillé avec eux pour construire dans Notion le système depuis lequel ils gèrent l'ensemble de leur dealflow, leur portefeuille de participations et leurs reportings. Y compris la migration complète depuis Pipedrive et l'intégration d'agents d'IA pour le travail d'analyse.
Point de départ
Lorsque nous avons commencé à travailler avec Inclimo, l'équipe utilisait Pipedrive comme CRM, Excel pour le suivi hebdomadaire et les comités d'investissement, OneDrive pour les documents et WhatsApp pour coordonner les tâches. Chaque outil vivait dans son propre silo et rien ne communiquait avec rien.
Lors des entretiens avec l'équipe, des problèmes concrets sont ressortis :
- Les analystes préparaient chaque synthèse manuellement avec ChatGPT puis la recopiaient dans Pipedrive à la main.
- Les comptes rendus de réunions se perdaient : il n'y avait pas d'enregistrements et leur ajout dans Pipedrive dépendait du fait que chacun pense à le faire.
- L'équipe envoyait des e-mails un par un à toutes les participations chaque trimestre pour demander des informations financières, et les réponses arrivaient en retard, incomplètes ou n'arrivaient pas.
- Pour préparer les comités, l'équipe téléchargeait les données de Pipedrive vers Excel et montait les mêmes reportings semaine après semaine à la main.
De plus, la base de données de Pipedrive comptait des années de données accumulées avec de sérieux problèmes : des contacts sans coordonnées, des organisations dupliquées ou mal classées, des champs vides et des enregistrements qui n'auraient pas dû s'y trouver.
Avant de proposer quoi que ce soit, nous avons mené 5 entretiens individuels avec chaque key stakeholder de l'équipe, examiné l'espace de travail Notion dont ils disposaient déjà et analysé en détail la base de données de Pipedrive. Avec tout cela, nous avons remis un Rapport d'audit qui a fixé l'ordre des priorités pour toute la mise en place.
Services déployés
- Audit : 5 entretiens individuels avec l'équipe, analyse de l'espace de travail Notion et de la base de données de Pipedrive, et Rapport d'audit avec les frictions classées et les solutions proposées.
- Full Implementation : Construction complète du système opérationnel dans Notion : pipeline d'opportunités, hub de VC, gestion des participations avec système de feux tricolores, suivi trimestriel et reportings.
- Migration Pipedrive → Notion : Migration de plus de 10 000 enregistrements incluant environ 2 000 opportunités, environ 1 500 contacts et environ 8 000 notes internes, avec nettoyage et normalisation des données.
- Skills & Custom Agents : Création d'agents et de skills spécifiques selon chaque problème à résoudre : génération automatique de synthèses, scorecard d'opportunités et préparation des supports pour les comités.
- Formation de l'équipe : Sessions de formation et de questions-réponses pour tous les membres de l'équipe et accompagnement dans l'adoption.
Stack technologique
- Notion
- Pipedrive (origine de la migration)
- OneDrive
- Excel
Flux remarquables
Pipeline d'investissement centralisé
Avec plus de 1 000 opportunités par an, l'équipe doit pouvoir se mettre à jour sur n'importe quelle startup en peu de temps. Dans Notion, chaque opportunité réunit toute son information au même endroit : la thèse d'investissement, le problème que résout l'entreprise, l'historique des communications (e-mails, comptes rendus de réunions, appels) et les documents échangés (decks, prévisions, term sheets). Rien n'est dispersé.
Résultat : Les transmissions au comité d'investissement sont bien plus fluides et le temps de synthèse par opportunité a été réduit.
Agents d'IA appuyés sur une base de connaissances solide
Centraliser la documentation dans Notion a ouvert la porte à quelque chose qui n'était pas possible auparavant : utiliser des agents d'IA avec une base d'information fiable et bien structurée. Les analystes n'ont plus besoin d'aller chercher des données dans plusieurs outils ni de copier-coller d'une fenêtre à l'autre. L'agent accède directement à la fiche de la startup et génère la synthèse en suivant le modèle de l'équipe.
Résultat : Le processus manuel ChatGPT → copier → coller dans Pipedrive disparaît, et le temps d'élaboration des analyses baisse de manière notable.
Système de feux tricolores — Gestion du portefeuille
Pour les participations, nous avons construit un système de feux tricolores qui montre d'un coup d'œil l'état de chaque entreprise : investissement, valorisation, respect du Business Plan, trésorerie disponible et possibilités de sortie. Ce qui vivait auparavant dans Excel et devait être mis à jour à la main se trouve désormais dans Notion et toute personne de l'équipe peut le consulter à tout moment.
Résultat : L'équipe dispose d'une vue à jour du portefeuille sans avoir à préparer un reporting à chaque fois.
Système de suivi des reportings trimestriels
Chaque trimestre, Inclimo doit recevoir de la documentation de ses participations : informations financières, commerciales et de durabilité. Le système que nous avons construit dans Notion montre quels documents sont arrivés, lesquels manquent et lesquels nécessitent une relance, sans que l'équipe ait à tenir le compte dans sa tête ni à envoyer des e-mails un par un.
Résultat : Le processus de réception des reportings trimestriels passe d'un travail manuel et dispersé à une gestion centralisée.
Migration de plus de 13 000 enregistrements depuis Pipedrive
Nous avons migré toute la base de données de Pipedrive vers Notion : près de 3 000 opportunités, 1 500 contacts et 8 000 notes internes. Avant de déplacer quoi que ce soit, nous avons réalisé une analyse de la qualité des données pour détecter les doublons, les champs vides et les enregistrements mal structurés, et nous avons nettoyé ce qui devait l'être. La migration s'est faite par phases et avec une validation de l'équipe à chaque étape.
Résultat : Tout l'historique du deal flow d'Inclimo se trouve désormais dans Notion, avec des données propres et structurées.