Il va sans dire que Notion est, avant tout, un outil de gestion de projets et de productivité. À ce titre, il met l'accent sur le fait de nous aider à améliorer notre organisation, tant au niveau personnel qu'au niveau professionnel. En ce sens, contrairement à d'autres outils, Notion est si flexible qu'il nous permet d'adapter les systèmes de productivité les plus connus comme GTD, PARA ou Kaizen, entre autres.
Ainsi, dans le post d'aujourd'hui, nous allons nous concentrer sur la construction d'un système PARA dans Notion. C'est d'ailleurs celui que nous utilisons pour la gestion de notre vie personnelle et professionnelle. Cela dit, avec quelques modifications pour qu'il s'adapte à notre style de travail.
Table des matières
Qu'est-ce que le système PARA ?
Le système PARA, créé par le gourou de la productivité Tiago Forte, fondateur de Forte Labs, est un système d'organisation (et non de productivité) pour garder votre vie numérique (et également non numérique) ordonnée.
Tel que le définit son propre créateur, il s'agit d'un système qui soutient et améliore le travail que vous réalisez. Le tout grâce à une structure bien définie qui vous permet de savoir à tout moment où ranger une information donnée et à quel endroit vous pourrez la retrouver lorsque vous en aurez de nouveau besoin.
De notre point de vue et de notre expérience d'utilisation de ce système, il s'agit d'une manière d'avoir complètement organisés tous les aspects de votre vie. Et pas seulement dans Notion, mais aussi dans les fichiers que nous avons sur notre ordinateur. Depuis que nous utilisons PARA, nous avons pu mettre de l'ordre dans tout le chaos de projets, cours, ressources et activités que nous menons au quotidien.
Pourquoi créer un système PARA ?
Je crois que c'est la question la plus importante que nous devons nous poser à nous-mêmes. Mais ne vous inquiétez pas, car nous allons vous aider avec quelques arguments à prendre en compte.
Pour commencer, il convient de souligner que la connaissance n'a de valeur que dans la mesure où elle nous amène à passer à l'action ou nous conduit à une idée que nous exécutons par la suite. Dans le cas contraire, le plus probable est que nous l'oubliions peu à peu. En effet, nous avons tous tendance à surestimer notre capacité à mémoriser nos connaissances. De fait, il a été démontré que nous oublions 40 % de l'information seulement 24 heures après l'avoir reçue, et 60 % après 48 heures.
Au vu de ce qui précède, si vous êtes l'une de ces personnes qui aiment apprendre et qui aiment prendre soin des connaissances qu'elles acquièrent, créer un second cerveau en utilisant le système PARA est quelque chose que vous devez absolument faire. Si seulement nous l'avions fait plus tôt !
D'autre part, nous vivons dans un monde en mouvement constant. Nous avons mille idées, projets et obligations à honorer envers nous-mêmes et envers les autres. Il n'est pas rare que nous nous sentions submergés par tout ce que nous avons sur les épaules. C'est pourquoi avoir un système dans Notion qui vous permet de mettre un peu d'ordre dans tout ce chaos est tout simplement une bouée de sauvetage.
En définitive, pour nous, avoir construit un système PARA a été un changement total en matière d'organisation et de tranquillité d'esprit.
Construire un système PARA dans Notion
Une fois que nous avons décidé que nous voulons essayer de construire un système PARA dans Notion, il est temps de construire pas à pas les quatre composants clés du système : Projets, Domaines, Ressources, Archive.
Première étape : Projets
L'une des premières choses à faire lorsque nous décidons de construire un système PARA dans Notion est de créer une page et de noter tous les projets que nous avons en main ainsi que ce que nous pensons pouvoir correspondre aux domaines. Si vous n'avez aucune idée de ce dont nous parlons, nous vous laissons un post où l'on définit chacun des composants de PARA.
Une fois que nous aurons séparé les projets des domaines, il sera temps de créer un tableau full-page nommé « Projets ». Nous y ajouterons tous les projets, définirons les objectifs liés au projet, le statut de ce projet et la date limite (s'il y en a une).
Deuxième étape : Domaines
À l'étape précédente, nous avons déjà séparé les domaines des projets ; il faut donc maintenant créer un autre tableau full-page et y ajouter les domaines. L'important dans ce tableau sera de créer une relation avec la base de données de Projets que nous avons créée auparavant. Ainsi, nous pourrons sélectionner les projets liés à un domaine de responsabilité donné.
Troisième étape : Ressources
À mon avis, les ressources sont véritablement le core du système en matière de gestion des connaissances. Avoir des ressources bien organisées, c'est comme avoir un véritable second cerveau vers lequel on peut toujours se tourner pour chercher l'information la plus pertinente.
Pour cela, nous créerons un tableau full-page qui sera la base de données dans laquelle nous stockerons toutes les ressources. Pour cela, il sera très important de créer une colonne de type « Select » dans laquelle nous ajouterons tous les types de contenu ou de ressources que nous voulons stocker (livres, séries, films, notes, documents...). De même, nous pouvons aussi leur attribuer un statut au moyen d'une autre colonne de type « Select », ajouter la date à laquelle nous avons consulté cette ressource... Nous pourrions aussi ajouter des étiquettes avec les différents thèmes abordés pour pouvoir ensuite filtrer le tableau et trouver toutes les ressources relatives à un même thème (ex : Finances).
Quatrième étape : Archive
Cela ne sert à rien d'avoir sous les yeux tous les domaines, projets et ressources que nous avons stockés si nous n'allons pas en avoir besoin parce qu'ils sont déjà obsolètes. C'est précisément pour ranger tout ce que nous n'avons plus besoin de garder sous les yeux que nous avons l'archive. Il s'agit d'une page dans laquelle nous créons des « Linked Databases » de toutes nos bases de données précédentes et que nous filtrons pour ne faire apparaître que les éléments ayant le statut « Archivé ».
Ainsi, si nous avons besoin de récupérer n'importe quel projet, domaine ou ressource, il nous suffira d'aller dans l'archive et de changer le statut.
Notre système PARA dans Notion
Comme nous l'avons déjà mentionné tout au long de ce post, nous utilisons un système PARA un peu modifié. Système que nous avons décidé d'adapter pour créer un modèle qui pourra vous être utile à tous ceux qui le souhaitent. Si cela vous intéresse, il est disponible via ce lien. Si vous voulez savoir ce que ce modèle a de spécial, nous vous l'expliquons ci-dessous.
Produit retiré du catalogue. Tu peux voir ce que nous proposons aujourd’hui sur notre page services.
Configuration pas à pas et documentation
Nous essayons toujours de faire ce extra mile comme diraient les Anglais. Ainsi, ce modèle inclut non seulement le système per se, mais aussi un guide pour le configurer pas à pas de manière simple et une page de documentation dans laquelle nous expliquons tous les détails du modèle ainsi que davantage de détails sur PARA et sur la façon dont le modèle est construit.
En définitive, nous vous facilitons les choses si vous n'avez pas le temps ou l'envie de monter un système PARA dans Notion ; nous l'avons fait pour que ce soit le plus simple possible pour vous.
Au-delà du système PARA
Bien que le système PARA soit censé pouvoir s'appliquer tel quel, à notre avis, tout système doit être adapté à nos propres besoins. C'est pourquoi le modèle est pensé pour être facile à adapter à toute personne.
Au-delà de l'adaptabilité, aucun système n'est parfait, c'est pourquoi nous avons ajouté des éléments que nous adorons dans d'autres systèmes. Comme, par exemple, une inbox pour capturer toutes les tâches et ressources à la manière du système GTD.
Outre cela, nous avons inclus des modèles pour pouvoir mesurer et réfléchir à la façon dont s'est déroulée notre semaine et notre mois afin de continuer à nous améliorer.
Pour terminer, à noter que si vous le voulez, vous pouvez le trouver via ce lien. Vous ne le regretterez sûrement pas si vous décidez de lui donner une chance. Quoi qu'il en soit, le système PARA dans Notion a été l'une de nos grandes découvertes de cette année. Nous avons pu l'adapter à nos besoins et nous avons gagné en tranquillité et en productivité. Pas mal donc, après avoir dû construire notre espace de travail pour la troisième fois. Enfin, si vous voulez apporter cette touche supplémentaire à n'importe quelle page de Notion, nous vous recommandons de jeter un œil aux meilleures pages de widgets pour Notion.